網(wǎng)站策劃時需要對網(wǎng)站的內(nèi)容、設(shè)計及程序等進(jìn)行策劃，但這些都不能僅通過口頭來表述，需要用文檔的形式確定下來。這些文檔雖然都是工具性的東西，但卻是不可缺少的。網(wǎng)站的文檔是把想法變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)的重要一環(huán)。確立規(guī)范文檔的必要性主要有以下幾點(diǎn)：
    1、有利于策劃人員之間的溝通，以確保文檔是大家共同確認(rèn)的意圖。如果每次頭腦風(fēng)暴之后，沒有把想法以文檔的形式固定下來，最后很容易忘記。
    2、文檔也是策劃人員與設(shè)計人員、網(wǎng)站程序開發(fā)人員溝通的重要工具。雖然口頭溝通也能表達(dá)一定的想法，但是如果項目比較大，只有文檔才能做到最正確的溝通，減少彼此之間的歧義。而且，由于網(wǎng)站的策劃可能在開發(fā)過程中，有一些改變，這些改變最后必須通過正式的文檔來更改，這樣就可以避免出現(xiàn)策劃要求前后不一致的情況。在各方有歧義的同時，文檔是唯一的根據(jù)。
    3、有利于進(jìn)入項目的成員最快了解方案。因為項目成員可能存在流動，有了規(guī)范的文檔有利于后來進(jìn)入的成員了解項目的開發(fā)進(jìn)度和自己的任務(wù)。
    4、有利于網(wǎng)站產(chǎn)品的升級和后續(xù)開發(fā)。在對原有產(chǎn)品進(jìn)行改造之時，如果對原有網(wǎng)站產(chǎn)品的規(guī)則和流程都不了解，就無法做好產(chǎn)品的升級和完善工作。
    5、有利于提高開發(fā)的效率。如果沒有文檔，很難進(jìn)行開發(fā)工作分配。即使在分工合作之后，如果沒有確認(rèn)的文檔，開發(fā)人員之間也難以進(jìn)行配合。比如，如果沒有網(wǎng)站頁面列表的文檔，網(wǎng)頁設(shè)計和制作人員往往會遺漏頁面，直到最后才去添加補(bǔ)充文檔，降低整體開發(fā)的效率。
    就像建筑沒有施工圖一樣，建筑施工團(tuán)隊將無法進(jìn)行。沒有策劃文檔，網(wǎng)站建設(shè)團(tuán)隊也無從下手?？傊臋n能夠減少溝通障礙，能夠提高網(wǎng)站項目開發(fā)的效率。